Lanceurs d'alerte

Puilaetco/Quintet souhaite créer et favoriser une culture d'entreprise marquée par l'honnêteté, la transparence et l'ouverture. Puilaetco/Quintet veut encourager chacun à signaler les activités criminelles financières et les violations de toute exigence légale, réglementaire, externe ou interne liée à Puilaetco/Quintet.

Les employés ainsi que les non-employés[1] qui sont en contact avec le groupe Quintet Private Bank dans le cadre de leurs activités professionnelles (par exemple, les sous-traitants et les fournisseurs), devraient tous avoir la possibilité de signaler un éventuel méfait le plus tôt possible.

Les employés sont encouragés à exprimer toute préoccupation spécifique auprès de la direction directe en premier, avant de soulever des préoccupations par d'autres canaux d'escalade.

[1] Les « non-employés » incluent toute personne dont le contrat de travail n'a pas commencé ou a pris fin, les travailleurs indépendants, les bénévoles et les stagiaires, les sous-traitants, les entrepreneurs, les fournisseurs et les facilitateurs.

• Les employés de Puilaetco/Quintet sont encouragés à contacter les points de contact énoncés dans la Liste des Contacts Désignés pour les Lanceurs d'Alerte, disponible sur l'intranet de Quintet.
• Si des personnes non employées souhaitent signaler une inconduite, elles peuvent le faire en soumettant leur rapport à l'adresse e-mail suivante : whistle.blowing@quintet.com.

Nous valorisons la communication ouverte et souhaitons également encourager les personnes non employées à soumettre leur rapport en utilisant leur nom. Cela nous aidera à communiquer avec elles et, si nécessaire, à demander d'autres informations dont nous pourrions avoir besoin. Un tel rapport sera toujours traité de manière strictement confidentielle et Puilaetco/Quintet respectera les intérêts légitimes de toutes les parties impliquées dans la mesure du possible selon la loi.

• Le lanceur d'alerte peut signaler de manière anonyme, bien que, en règle générale, le lanceur d'alerte devrait, si possible, s'identifier et Puilaetco/Quintet protégera son identité. Tout signalement anonyme peut être soumis par courrier au Département Compliance d'une des entités Quintet mentionnées ci-dessous. Les non-employés situés en Danemark sont invités à soumettre leur rapport de lanceur d'alerte au Département Compliance à Luxembourg.

• Signalement aux régulateurs locaux et de l'UE : Conformément aux règles de l'Union Européenne, les lanceurs d'alerte ont la possibilité de signaler directement leurs soupçons de violations potentielles ou réelles aux régulateurs locaux ou européens. Les sites web des régulateurs locaux fournissent des informations supplémentaires concernant leurs propres procédures de lanceurs d'alerte. Ces canaux de signalement externes sont listés à la fin de ce document.

La CSSF supervisant Quintet a établi une ligne de lanceurs d'alerte via son site web et a publié un guide utilisateur ‘Signaler des violations des régulations du secteur financier à la CSSF’.

Cette FAQ indique que la procédure de lanceurs d'alerte de la CSSF doit être utilisée par ceux qui ont “des raisons raisonnables de croire que le rapport montrera des violations des règlements applicables par des entités ou des personnes du secteur financier qui tombent sous la supervision de la CSSF”.

Elle précise également que “La procédure de lanceurs d'alerte ne doit cependant pas être utilisée pour des violations qui sont clairement de nature criminelle”.

Enfin, la CSSF est claire en ce sens que “avant de contacter la CSSF, les employés des entités du secteur financier sont priés d'utiliser d'abord les procédures de lanceurs d'alerte dans leur lieu de travail, s'il y en a”.

Les sujets pouvant être signalés par le système de protection des lanceurs d'alerte couvrent, en particulier :

• Tout soupçon raisonnable qu'un autre membre du personnel pourrait être coupable de fraude, de faute grave, de négligence grave ou de tout autre comportement susceptible de nuire à la réputation de la Banque ou à son bien-être financier.
• Les infractions aux règles externes, y compris toute violation des réglementations ou lois applicables.
• Tout préoccupation légitime concernant la gouvernance interne, y compris les violations matérielles des politiques ou procédures.
• Toute violation (actes ou omissions) qui est illégale ou qui contredit l'objet ou le but des dispositions applicables du droit national ou européen.

Cela s'applique à toute infraction réglementaire, pas seulement aux infractions liées à la criminalité financière.

Pour toute plainte, veuillez contacter le département BRM, qui est spécifiquement destiné à vous accompagner.

Les sujets pouvant être signalés comprennent également les soi-disant divulgations protégées faites dans l'intérêt public en vertu de l'Employment Rights Act 1996 (ERA) au Royaume-Uni ainsi que les divulgations faites conformément à l'Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) en Allemagne.

Les préoccupations des lanceurs d'alerte sont traitées en toute confiance par un enquêteur dédié.

L'enquêteur est soumis à des règles éthiques strictes et veille à ce que chaque allégation signalée soit traitée de manière confidentielle, objective et équitable. Toute enquête menée à la suite d'une préoccupation signalée sera répondue dans un délai raisonnable, à condition que le rapport n'ait pas été fait de manière anonyme.

Lorsque cela est approprié, par exemple, lorsqu'il existe un conflit d'intérêts possible, la hiérarchie ou la position du sujet du rapport l'exige, ou l'indépendance d'un enquêteur interne ou local pourrait être autrement compromise, un recours peut être fait à une partie externe pour mener l'enquête.

Les préoccupations signalées sont enregistrées dans un registre de lanceurs d'alerte détenu par Quintet Group Compliance avec un accès restreint et soumis à des règles strictes de tenue de dossiers et de gouvernance des données.

Canaux de signalement externes :