Klokkenluiders

Puilaetco/Quintet wenst een bedrijfscultuur te creëren en te bevorderen die gekenmerkt wordt door eerlijkheid, transparantie en openheid. Puilaetco/Quintet wil iedereen aanmoedigen om financiële criminele activiteiten en schendingen van wettelijke, regelgevende, externe of interne vereisten die verband houden met Puilaetco/Quintet te rapporteren.

Werknemers evenals niet-werknemers[1] die in contact staan met de groep Quintet Private Bank in het kader van hun werkgerelateerde activiteiten (bijvoorbeeld aannemers en leveranciers), moeten allemaal de kans krijgen om mogelijke overtredingen in een zo vroeg mogelijk stadium te melden.

Werknemers worden aangemoedigd om eventuele specifieke bekommernissen eerst te bespreken met hun lijnmanagement, voordat ze hun bekommernissen via andere escalatiekanalen uiten.

[1] “Niet-werknemers” omvatten alle personen wiens arbeidsovereenkomst nog niet begonnen is of beëindigd is, zelfstandigen, vrijwilligers en stagiairs, aannemers, onderaannemers, leveranciers en facilitators.

• Puilaetco/Quintet werknemers worden aangemoedigd om contact op te nemen met de contactpersonen die zijn vermeld in de lijst van Aangewezen Contactpersonen voor Klokkenluiders, beschikbaar op het Quintet Intranet.
• Als niet-werknemers eventueel wangedrag willen melden, kunnen ze dit doen door hun melding te sturen naar het volgende e-mailadres: whistle.blowing@quintet.com.

Wij hechten waarde aan open communicatie en willen ook niet-werknemers aanmoedigen om hun melding in te dienen met hun naam. Dit helpt ons om met hen te communiceren en, indien nodig, verdere informatie te vragen die wij mogelijk nodig hebben. Dergelijke meldingen worden altijd strikt vertrouwelijk behandeld en Quintet zal de legitieme belangen van alle betrokken partijen respecteren voor zover dit wettelijk mogelijk is.

• De klokkenluider kan anoniem rapporteren, hoewel, over het algemeen, de klokkenluider zichzelf, indien mogelijk, zou moeten identificeren en Puilaetco/Quintet zijn/haar identiteit zal beschermen. Anonieme meldingen kunnen per post worden ingediend bij het departement Compliance van één van de hieronder vermelde Quintet-entiteiten. Niet-werknemers die in Denemarken gevestigd zijn, worden uitgenodigd om hun klokkenluidersmelding in te dienen bij het departement Compliance in Luxemburg.

• Rapporteren aan lokale en EU-toezichthouders: volgens de regels van de Europese Unie hebben klokkenluiders de mogelijkheid om hun vermoedens van potentiële of werkelijke overtredingen rechtstreeks te melden aan de lokale of Europese toezichthouders. De websites van de lokale toezichthouders bieden aanvullende informatie over hun eigen klokkenluidprocedures. Dergelijke externe meldkanalen zijn onderaan in dit document vermeld.

De CSSF die toezicht houdt op Quintet, heeft een klokkenluiderslijn ingesteld via haar website en ze heeft een gebruikershandleiding gepubliceerd ‘Melding van schendingen van de regelgeving in de financiële sector aan de CSSF’.

Deze Q&A stelt dat de klokkenluidprocedure van de CSSF moet worden gebruikt door diegenen die “redelijke gronden hebben om te geloven dat de melding inbreuken zal aantonen op de toepasselijke regelgeving door entiteiten of personen van de financiële sector die onder het toezicht van de CSSF vallen”.

Ze verduidelijkt ook dat “De klokkenluidprocedure echter niet mag worden gebruikt voor inbreuken die duidelijk van criminele aard zijn”.

Tot slot is de CSSF duidelijk in die zin dat “alvorens contact op te nemen met de CSSF, werknemers van entiteiten van de financiële sector worden verzocht eerst de klokkenluidprocedures op hun werkplek te gebruiken, indien deze er zijn”.

De rapporteerbare onderwerpen die door het klokkenluidersbeschermingssysteem worden gedekt, omvatten in het bijzonder:

• Elke redelijke verdenking dat een andere medewerker schuldig zou kunnen zijn aan fraude, grove wanpraktijken, grove nalatigheid of enig ander gedrag dat de reputatie of het financiële welzijn van de Bank zou kunnen schaden.
• Inbreuken op externe regels, inclusief elke schending van toepasselijke voorschriften of wetten.
• Elke legitieme bezorgdheid over intern bestuur, inclusief materiële schendingen van beleidslijnen of procedures.
• Elke overtreding (handeling of nalatigheid) die onwettig is of het doel van de toepasselijke bepalingen van de nationale of Europese wetgeving ondermijnt.

Dit geldt voor alle regelgevende inbreuken, niet alleen voor financieel strafbare inbreuken.

Voor klachten kunt u contact opnemen met het departement BRM, dat specifiek bedoeld is om u te ondersteunen.

Rapporteerbare zaken omvatten ook eventuele zogenaamde beschermde openbaarmakingen die in het publiek belang zijn gedaan onder de Employment Rights Act 1996 (ERA) in het Verenigd Koninkrijk, evenals openbaarmakingen gedaan volgens de Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) in Duitsland.

De bekommernissen van klokkenluiders worden vertrouwelijk behandeld door een toegewijde onderzoeker.

De onderzoeker is onderworpen aan strikte ethische regels en zorgt ervoor dat elke gemelde beschuldiging vertrouwelijk, objectief en eerlijk wordt behandeld. Elk onderzoek dat wordt uitgevoerd naar aanleiding van een gemelde bekommernis, zal binnen een redelijke termijn worden beantwoord, op voorwaarde dat de melding niet anoniem is gedaan.

Waar passend, bijvoorbeeld wanneer er een mogelijk belangenconflict is, de hiërarchie of positie van het onderwerp van de melding dit vereist, of de onafhankelijkheid van een interne of lokale onderzoeker op een andere manier in het gedrang zou kunnen komen, kan een externe partij worden ingeschakeld om het onderzoek uit te voeren.

Gemelde bekommernissen worden geregistreerd in een klokkenluidersregister dat wordt bewaard door de Quintet Group Compliance met beperkte toegang en onderworpen aan strikte administratieve en gegevensbeheerregels.

Externe meldingskanalen: