Informations juridiques

Conflits d’intérêts

Conformément à la règlementation en vigueur, la Banque a établi une politique de gestion de conflits d’intérêts ainsi qu’un certain nombre de mesures administratives, organisationnelles et procédurales visant à prévenir les conflits d’intérêts.

Un conflit d’intérêt est défini comme un conflit préjudiciable entre les intérêts de la Banque, ou ses employés, et ses clients, ou encore entre les intérêts de plusieurs de ses clients.

La fonction de Compliance est responsable de la prévention et la gestion des conflits d’intérêts. Elle agit également en qualité de conseiller en cas de conflits d’intérêts. Le Conseil d’Administration évalue de manière régulière l’implémentation et l’effectivité de la politique de gestion de conflits d’intérêts. Il vérifie si ladite politique est ajustée par rapport à la taille, l’organisation et la complexité des activités de la Banque.

La politique s’applique à l’ensemble des employés de la Banque ainsi qu’aux membres du Conseil d’Administration et du Comité de Direction. Toutes les parties prenantes de la Banque doivent agir de manière professionnelle en identifiant les conflits d’intérêts existants et les principales sources de conflits d’intérêts potentiels et en signalant à la fonction de Compliance tout conflit d’intérêt actuel ou potentiel ainsi que toute source de conflits d’intérêts potentiels.

La fonction de Compliance conserve une base de données des conflits d’intérêts documentant les conflits d’intérêts potentiels, les mesures préventives adoptées ainsi que l’évaluation du risque résiduel de conflits d’intérêts. La Banque tient également un registre avec les conflits comportant un risque sensible d’atteinte aux intérêts d’un ou plusieurs clients, fournisseurs, contreparties, parties liées,…

Politique de rémunération

Le Conseil d’Administration a un rôle central dans la détermination de la politique de rémunération au sein de la Banque. À ce titre, il a mis en place les principes de base de la politique de rémunération et révise ces principes de manière annuelle selon les développements de la Banque. Le Comité de Direction veille à ce que cette politique soit correctement mise en œuvre.

Le Comité de Rémunération et Nomination de la Banque a été mis en place afin d’assurer une bonne gestion des activités de la Banque et de contrôler les principes de rémunération. Dès lors, ce Comité revoit et approuve la politique générale de rémunération de la Banque. Ce Comité est composé exclusivement de membres non exécutifs du Conseil d’Administration.

La politique de rémunération est compatible avec la gestion du risque saine et effective de la Banque et de ce fait, ne peut encourager une prise de risque excédant le niveau de tolérance fixé par la Banque. La politique est conforme à la stratégie économique, aux objectifs, aux valeurs et aux intérêts à long terme de la Banque et elle inclut des mesures visant à éviter les conflits d’intérêts.

La politique de rémunération du Groupe Quintet Private Bank est applicable au sein de la Banque. Tous les systèmes de rémunération doivent se conformer à la politique de rémunération du Groupe Quintet Private Bank. Cependant, il y a certaines spécificités locales en conformité avec le droit belge, concernant par exemple la définition des “Material Risk Takers” (collaborateurs dont les activités professionnelles ont une incidence significative sur le profil de risque de la Banque), le ratio entre la rémunération fixe et variable et les indemnités de départ.

Le Comité de Risk, Compliance et Legal, sans préjudice du rôle du Comité de Rémunération et Nomination, examine si les incitants prévus par le système de rémunération tiennent compte de manière appropriée de la maîtrise des risques, des besoins en fonds propres et de la position de liquidité de l’établissement, ainsi que de la probabilité de l’échelonnement dans le temps des bénéfices.

Politique d’intégrité

Pour cette raison, nous sommes particulièrement attentifs aux questions éthiques et nous veillons en tout temps à ce que le personnel de la Banque, dans son ensemble, agisse en conformité avec les normes prescrites.

La Banque a défini une politique cohérente en matière d’intégrité pour promouvoir une conduite irréprochable. Les principes directeurs de cette politique s’appliquent à l’ensemble des employés quel que soit leur niveau hiérarchique ainsi qu’aux membres du Comité de Direction et aux membres du Conseil d’Administration.  

La politique d’intégrité établit les principes de base que les employés doivent considérer comme des références lors de la prise de décision ou la réalisation d’opérations.

Dans ce contexte, le Conseil d’Administration arrête les objectifs stratégiques et les valeurs d’entreprise de la Banque ainsi que les codes de conduite internes et les règles formelles précisant les modalités de conduite des affaires dans un esprit d’intégrité.

Le périmètre de la politique d’intégrité concerne notamment mais pas exclusivement :

  • La lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme
  • L’intégrité des marchés financiers
  • La protection des intérêts des clients, consommateurs, investisseurs
  • La protection des données et le respect du secret professionnel
  • L’éthique et la déontologie
  • Le « whistleblowing »
  • La lutte contre la corruption

L’évaluation du caractère approprié et de l’efficacité de la politique d’intégrité ainsi que la surveillance, le contrôle et l’examen de son respect, y compris les instructions qui en découlent, entrent dans le champ de compétence et de responsabilité de la fonction de Compliance.

Dès lors, le Comité de Direction prend les mesures nécessaires afin de veiller à ce qu’une fonction de Compliance indépendante et permanente soit établie en permanence.

Les responsabilités relatives au contrôle du risque au sein de la Banque sont réparties à 5 niveaux :

  • Au niveau du Conseil d’Administration
  • Au niveau des comités spécialisés
  • Au niveau du Comité de Direction
  • Au niveau des sous-comités de gestion des risques
  • Au niveau du département de gestion des risques

De plus, chaque employé doit agir de manière professionnelle et prudente, respecter les limites, règles et guidelines en matière de gestion de risque et reporter à la fonction de gestion des risques chaque préoccupation qui pourrait compromettre l’intégrité ou la stabilité de la Banque ou du Groupe.

Il est établi au sein de la Banque une fonction de gestion des risques qui est une fonction indépendante veillant à ce que chaque risque auquel la Banque est ou peut être exposée est correctement identifié, mesuré, surveillé, géré et reporté.

La contribution de la fonction de gestion des risques dans la mise en place d’un processus de gestion du risque est essentielle mais d’autres entités sont également fortement impliquées. En effet, toutes les entités de premier niveau où les risques sont générés (exemple : unités commerciales, entités back office…), la fonction Compliance et la fonction d’Audit sont des entités importantes sans lesquelles la gestion des risques ne pourrait pas être effective. D’autres entités de contrôle sont aussi concernées par la gestion des risques, comme les Ressources Humaines ou le département Légal.

Au sein de la Banque, le « Risk Management Process » est organisé selon 5 niveaux de contrôle plus communément appelées les « lignes de défense ».

Les unités commerciales et d’exploitation forment la première ligne de défense de la Banque. Il leur revient d’identifier les risques posés par chaque opération et de respecter les procédures et limites imposées. La seconde ligne de défense comprend les fonctions de contrôle (Risk et Compliance) qui sont chargées de s’assurer que les risques ont été bien identifiés et gérés par les unités commerciales et d’exploitations selon les règles et procédures applicables. La troisième ligne de défense est constituée de l’Audit interne qui veille au respect des règles et procédures par les première et deuxième ligne de défense. L’Audit externe est la quatrième ligne de défense et les autorités régulatrices forment la cinquième ligne de défense.

Afin de s’assurer que la gestion des risques soit bien effective et exhaustive, ces 5 lignes de défense interagissent entre elles, mais aussi avec le Conseil d’Administration et le Comité de Direction.  

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Le client dispose à tout moment d'un droit d'accès et, en cas de nécessité, d'un droit de rectification des données erronées à caractère personnel le concernant.

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Comme la loi le requiert, pour les données concernant les origines raciales ou ethniques du client, ses convictions philosophiques, morales ou religieuses, le client donne expressément et sans restriction son accord pour que Puilaetco, a Quintet Private Bank (Europe) S.A. branch, exécute toutes opérations bancaires, même si elles révèlent ces données sensibles.

La banque n'accepte pas d'ordres de bourse par e-mail.

Le Client peut également adresser ses réclamations à l’adresse mail : private.banking@puilaetco.be, et aux numéros de téléphone + 32 (0)2 679.45.11 et de fax + 32 (0)2 679.46.22 de la Banque.  La Banque enverra un accusé de réception dans les 5 jours ouvrables et s’efforcera de répondre à la plainte dans le mois suivant la réception de celle-ci, pour autant que la plainte soit complète et précise.

Toute réclamation concernant une opération de paiement doit être adressée à la Banque pour y être traitée dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la réclamation. Dans des situations exceptionnelles, si une réponse ne peut être donnée dans les 15 jours ouvrables pour des raisons échappant au contrôle de la Banque, celle-ci enverra une réponse d’attente motivant clairement le délai complémentaire nécessaire pour répondre à la réclamation. En tout état de cause, le délai pour recevoir une réponse définitive ne dépassera pas 35 jours ouvrables supplémentaires.

Lorsqu'une réclamation ne trouve pas de solution dans un délai raisonnable, la Banque fournira, de sa propre initiative, au Client privé (par opposition au Client professionnel) les informations prévues par la loi lui permettant de recourir à un règlement extrajudiciaire du litige.

Les coordonnées d’OMBUDSFIN, entité qualifiée dans le règlement extrajudiciaire des litiges (réclamations relatives aux produits et services bancaires) sont les suivantes : OMBUDSFIN - Ombudsman en conflits financiers - North Gate II, Boulevard du Roi Albert II n° 8 à 1000 Bruxelles (site internet : www.ombudsfin.be, adresse e-mail : ombudsman@ombudsfin.be, tél : 02/545.77.70  et fax : 02/545.77.79).
 

A défaut d’accord sur les solutions proposées par OMBUDSFIN, chaque partie peut saisir les tribunaux compétents.

Le Client a la possibilité d’obtenir, sur demande, des informations supplémentaires sur le processus interne de traitement des plaintes au sein de la Banque.

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